Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Sierpcu

Sierpc, 23.04.2015r.

POWIATOWE CENTRUM POMOCY RODZINIE                                                         

09-200 Sierpc ul. Świętokrzyska 2a

tel. (024) 275 76 60, e-mail: pcpr.sierpc@wp.eu

 

 

                                                                         WYKONAWCY

 

 

ODPOWIEDZI NA PYTANIA WYKONAWCÓW

– USŁUGI POCZTOWE

 

dotyczy postępowania prowadzonego bez stosowania ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo Zamówień Publicznych  (Dz. U. Z 2013r. Poz. 907 z późn. zm.) – art. 4 ust. 8 cyt. wyżej ustawy na świadczenie usług pocztowych na rzecz Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie
w Sierpcu przez wykonawcę - operatora pocztowego w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania oraz doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, dostarczania zwrotnego potwierdzenia odbioru oraz ewentualnych zwrotów przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczania lub wydania odbiorcy, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

 

 

1. Zapytanie: Czy Zamawiający może wskazać szacunkowy %-wy udział wszystkich przesyłek listowych, które mają być nadawane w ramach zamówienia w trybach: art. 57 § 5 pkt. 2 Kpa, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego?

Odpowiedź: Zamawiający szacuje, że w  trybach: art. 57 § 5 pkt. 2 Kpa, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego będzie nadawał ok. 50% przesyłek listowych.

 

2. Zapytanie: Czy Zamawiający będzie wydzielał przesyłki, które wymagają nadania
u operatora wyznaczonego?

Odpowiedź: Zamawiający nie przewiduje wydzielania tego rodzaju przesyłek.

 

3. Zapytanie: Czy Zamawiający dopuszcza aby Wykonawca świadczący usługi w ramach niniejszego postępowania umieszczał na przesyłkach Zamawiającego znaki opłaty pocztowej innego operatora pocztowego?

Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza umieszczenia na przesyłkach znaków opłaty pocztowej innego operatora pocztowego.

 

4. Zapytanie: Czy Zamawiający oprócz kryteriów wskazanych do placówki pocztowej Wykonawcy oczekuje, iż placówka dedykowana dla głównej siedziby Zamawiającego będzie umożliwiała skorzystanie z innych usług pocztowych Wykonawcy niezawartych
w przedmiocie zamówienia?

Odpowiedź: Zamawiający nie oczekuje od placówki usług innych niż zawarte
w przedmiocie zamówienia.

 

5 Zapytanie: Czy Zamawiający określa kategorie przesyłek wg czasu dostarczenia? Zgodnie z art. 47 pkt. 1 ustawy Prawo Pocztowe wskaźniki czasu przebiegu przesyłek pocztowych określone są przez ministra właściwego ds. łączności. Wykonawca prosi o potwierdzenie, że Zamawiający ma na myśli poniższe deklarowane terminy doręczeń przesyłek:

a) przesyłka priorytetowa D+1 - w następnym dniu roboczym po dniu nadania, pod warunkiem nadania do godziny 15:00;

b) przesyłka ekonomiczna D+3 - w ciągu trzech dni roboczych po dniu nadania,

gdzie „D” - oznacza dzień nadania przesyłki.

 

Odpowiedź: Zamawiający wymaga, aby przesyłka dostarczona  do placówki pocztowej była nadana tego samego dnia. W sprawie terminów doręczeń Zamawiający uznaje
za właściwe wskaźniki czasu przebiegu przesyłek pocztowych określone przez ministra właściwego ds. łączności.

 

6 Zapytanie: Zgodnie z obecnie już utrwalonym poglądem orzecznictwa, jednym z warunków zachowania zasady uczciwej konkurencji w postępowaniu na usługi pocztowe jest uszczegółowienie zasad procesowania tzw. przesyłek terminowych, o których mowa w art. 57 § 5 pkt 2 kpa oraz ew. art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej lub też innych analogicznych przepisów odnoszących się do skutku zachowania terminu do wniesienia pisma poprzez nadanie przesyłki w sieci operatora wyznaczonego (tzw. przesyłki terminowe). W przypadku rzeczonego rozwiązania wykonawca – alternatywny operator pocztowy - jest podmiotem dokonującym czynności nadania przesyłki u operatora wyznaczonego, ale czyni to w imieniu i na rzecz zamawiającego. Opisane wyżej rozwiązanie jest jedynym obecnie dostępnym na rynku usług pocztowych rozwiązaniem zapewniającym udział innych operatorów pocztowych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w których zamawiający wymaga, aby nadawane były przesyłki terminowe. Należy dodać, iż rozwiązanie to kilkukrotnie było oceniane przez Krajową Izbę Odwoławczą. Jak przykładowo zauważała Izba w wyroku z dnia 31 października 2014 roku sygn. KIO 2160/14:  Po pierwsze – w odpowiedzi na pytanie nr 3 Zamawiający w wyjaśnieniach treści s.i.w.z. z 22 sierpnia 2014 r. dopuścił możliwość, aby wykonawca zamówienia odbierał przesyłki od Zamawiającego i przekazywał je do nadania w placówce operatora wyznaczonego. Po drugie – InPost skorzystał z tej możliwości i wskazał wprost w ofercie, ze w zakresie dotyczącym przesyłek wymagających zachowania terminu w dacie nadania, doręczanych w przypadkach przewidzianych w kpc, kpk, kpa i Ordynacji podatkowej, zamierza powierzyć wykonywanie zamówienia operatorowi wyznaczonemu. Po trzecie – ponieważ Poczta Polska jako operator wyznaczony ma obowiązek świadczenia powszechnych usług pocztowych, nie może odmówić przyjęcia takich przesyłek nadawanych fizycznie przez InPost w imieniu i na rzecz Zamawiającego. (…) Poczta Polska podnosiła, że rozwiązanie zaakceptowane przez Zamawiającego narusza art. 29 ust. 2 pzp, a zatem przepis odnoszący się do opisu przedmiotu zamówienia. Aktualnie zaś, pomimo dopuszczenia przez Zamawiającego doręczania wąskiej kategorii przesyłek przez wykonawcę zamówienia za pośrednictwem operatora wyznaczonego, forsuje taką interpretację s.i.w.z., jakby takiego rozwiązania nie dało się zastosować z uwagi na status Poczty Polskiej jako operatora wyznaczonego. Interpretacji takiej nie sposób zaakceptować, gdyż prowadziłoby to do wniosku, ze całe postępowanie prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego jest fikcją, gdyż przedmiotowe zamówienie może zostać udzielone wyłącznie Poczcie Polskiej. Przede wszystkim w oczywisty sposób jest to sprzeczne z intencją Zamawiającego uzewnętrznioną w postaci dokonywanych w toku postepowania zmian i wyjaśnień treści s.i.w.z., które konsekwentnie zmierzały do rzeczywistego otwarcia prowadzonego postepowania na konkurencję, a co Poczta Polska bezskutecznie usiłowała zablokować. Do tożsamych wniosków Izba doszła w wyroku w sprawie o sygn. KIO 2601/14: Izba konsekwentnie stoi na stanowisku, iż dopuszczenie nawet w ramach wyjaśnień treści s.iw.z. wykonania części zamówienia dotyczącej przesyłek specjalnych jako tzw. usługi pośrednictwa umożliwia złożenie oferty przewidującej wykonanie zamówienia w taki sposób i nie powoduje jej niezgodności z treścią siwz. Zamawianym / dopuszczonym w ramach przedmiotu zamówienia jest świadczenie polegające na odebraniu przesyłek specjalnych od zamawiającego, ich zaniesienie do placówki Poczty Polskiej i ich nadanie jako przesyłek w imieniu zamawiającego jako przesyłki zamawiającego. (…) Przedmiotem zamówienia przestaje być w tym przypadku jedynie świadczenie usług pocztowych, ale wykonawcy część zamówienia mogą wykonać również w inny, dopuszczony przez zamawiającego, sposób, przy którym osiągnięte zostaną wszystkie cele zamówienia oraz zachowane zostaną zasady konkurencji i równego traktowania wykonawców wynikające z przepisów ustawy. (…) przedmiotowe odwołanie jest kolejną dokonywaną w ramach środków ochrony prawnej próbą Odwołującego [Poczty Polskiej] zmierzającą do niedopuszczenia do udzielenia zamówienia na usługi pocztowe wykonawcom innym, niż operator wyznaczony.

 

Zgodnie z jednolitym poglądem wyrażanym zarówno przez Pocztę Polską S.A. jak i orzecznictwo, czynność operatora alternatywnego obejmująca nadanie przesyłki u operatora wyznaczonego w imieniu i na rzecz zamawiającego nie jest usługą pocztową, a usługą pośrednictwa w nadawaniu przesyłek (przesyłka nie jest nadawana w sieci pocztowej operatora alternatywnego, vide: KIO 2601/14, KIO 2160/14, KIO 1362/13, Sąd Okręgowy w Gliwicach sygn. akt X Ga 287/13). Jak dodaje Izba (KIO 2601/14): w takim przypadku stronami usługi pocztowej w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, są Zamawiający i operator wyznaczony. Przy czym Poczta Polska nie jest żadnym podwykonawcą części przedmiotu zamówienia, który zakontraktują Zamawiający i InPost, a których łączył będzie w tym przypadku inny stosunek umowny dotyczący usług polegających na zanoszeniu przesyłek Zamawiającego na Pocztę, nadawaniu ich i opłacaniu. Jak podkreślała przy tym Izba w tym samym wyroku: Niestety za dopuszczeniem obsługi przesyłek specjalnych w taki sposób nie następowały żadne postanowienia lub modyfikacje SIWZ dostosowujące całość postanowień specyfikacji do tego typu rozszerzenia przedmiotu zamówienia i eliminujące wszelkie wątpliwości, co do jego wariantowego charakteru, sposobu jego wykonywania oraz rozliczania. Jak przy tym słusznie podnoszono w piśmie Prezesa UZP zawierającego informację o ustaleniach w trakcie kontroli postępowania prowadzonego przez Miasto Lublin[1]: uzależnienie możliwości świadczenia usług pocztowych przez operatora innego niż operator wyznaczony w zakresie tzw. przysyłek terminowych od zawarcia z operatorem wyznaczonym pisemnej umowy o współpracy w rozumieniu Prawa pocztowego ograniczyło konkurencję w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, bowiem zawarcie takiej umowy uzależnione jest tyko od woli operatora wyznaczonego. Zatem operator pocztowy który nie miał zawartej umowy o współpracę z operatorem wyznaczonym lub przyrzeczenia zawarcia takiej umowy, w istocie nie mógł złożyć niepodlegającej odrzucenia oferty w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Nie jest zatem zasadnym w szczególności żądanie zawarcia przez operatora alternatywnego umowy z Pocztą Polską S.A. na podstawie art. 35 Prawa pocztowego. Abstrahując od braku zasadności żądania zawarcia takiej umowy między operatorami pozostającymi w stosunku konkurencji, podkreślenia wymaga, że nawet zawarcie takiej umowy nie wywoła określonych ustawą skutków. Dla wywołania skutków w postaci zachowania terminu czy wniesienia pisma do sądu, przesyłka musi być nadana w placówce operatora wyznaczonego. Tymczasem z art. 35 Prawa pocztowego wynika, że umowa o współpracę pomiędzy operatorami pocztowymi dotyczy dalszego przekazania przesyłki do doręczenia (przesyłka jest nadawana w sieci operatora alternatywnego a następnie przekazywana do sieci operatora wyznaczonego). Nie jest możliwe dwukrotne nadanie tej same przesyłki, w ramach tej umowy nie powstaje zatem nadanie przesyłki i nie może być spełniony skutek zachowania terminu/wniesienia pisma do sądu.

 

Reasumując, Poczta Polska S.A. nie jest w takim przypadku podwykonawcą operatora alternatywnego, a sama usługa pośrednictwa nie jest usługą pocztową. Zarazem zamawiający nie może wymagać od wykonawcy posiadania umowy zawartej z operatorem wyznaczonym (art. 35 Prawa pocztowego). Wynagrodzeniem operatora alternatywnego jest w przypadku świadczenia usługi pośrednictwa jest suma kosztów nadania przesyłki w placówce operatora wyznaczonego oraz własny narzut. Skoro zarazem mamy do czynienia z usługą „niepocztową” której koszt stanowi częściowo wynagrodzenie uiszczane operatorowi wyznaczonemu, kluczowego znaczenia dla  jednoznaczności opisu przedmiotu zamówienia w takim przypadku nabiera rzetelne określenie ilości takich przesyłek (należy przypomnieć iż są to jedynie przesyłki wymagające urzędowego potwierdzenia terminu nadania, np. apelacja – zwyczajowo jest to nie więcej niż 1-2% przesyłek nadawanych u zamawiających), a także określenie zasad dokonywania rozliczeń. Przyjęcie, iż operator alternatywny ma obowiązek pośrednictwa w wykonywaniu nieograniczonej lub też znacząco zawyżonej liczby przesyłek terminowych zamyka postępowanie na konkurencyjność (cena operatora alternatywnego musi uwzględniać bowiem cenę cennikową – bez upustu – operatora wyznaczonego oraz własny narzut).

Biorąc pod uwagę powyższe, w każdym przypadku gdy przedmiot zamówienia obejmuje nadawanie tzw. przesyłek terminowych obok innych usług pocztowych,  koniecznym jest opisanie podstawowych zasad sposobu usługi pośrednika.

W celu zachowania konkurencyjności, konieczne jest, po pierwsze, określenie szacowanej ilości takich przesyłek, po drugie, opisanie zasad uiszczania wynagrodzenia z tego tytułu.

Warto wskazać, że zamawiający, w przypadku problemów z oszacowaniem przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego, może zmodyfikować Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia poprzez dodanie odpowiedniego zapisu:

Zamawiający informuje, że w przypadku, gdy w kolumnie określającej szacunkową ilość przesyłek (w formularzu asortymentowo-cenowym) wpisano wartość 1, wskazany w tej pozycji rodzaj przesyłki nie był dotychczas nadawany, lub nadania występowały sporadycznie.  Jednocześnie Zamawiający informuje, że ilości przesyłek podane w formularzu asortymentowo – cenowym są jedynie wartościami szacunkowymi, a przez to mogą nie pokrywać się z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego w zakresie świadczonych usług.

Z kolei opisanie zasad uiszczania wynagrodzenia z tego tytułu może nastąpić poprzez, alternatywnie:

·         zamieszczenie samodzielnej pozycji w formularzu ofertowym (asortymentowo – cenowym), lub też

·         poprzez określenie, iż wynagrodzenie za przesyłki nadawane za pośrednictwem operatora wyznaczonego (usługa pośrednictwa) pobierane jest nie na podstawie cen formularzowych, a na podstawie cenników operatora alternatywnego załączanych do oferty.

Brak wyodrębnienia takiej pozycji w praktyce przesądza o konieczności obciążenia zamawiającego kosztami wykonania usługi „niepocztowej” na podstawie cennika załączanego przez operatora alternatywnego do oferty.

Biorąc pod uwagę powyższe zwracamy się z wnioskiem o wyjaśnienie:

·         czy Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania trybów wskazanych w art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów (np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego)?

·         czy Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty przez innych wykonawców niż Poczta Polska S.A.?

·         jeśli tak, to na jakich zasadach dokonywane będą rozliczania usługi pośrednictwa przy wykonywaniu tzw. przesyłek terminowych. Czy wynagrodzenie operatora alternatywnego uiszczane będzie na podstawie cennika załączonego do oferty, czy też zamawiający dokona modyfikacji Rozpoznania poprzez wyodrębnienie takiej pozycji  w formularzu ofertowym?

 

Odpowiedź:

ad • Zamawiający szacuje, że w  trybach: art. 57 § 5 pkt. 2 Kpa, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego będzie nadawał ok. 50% przesyłek listowych. Zamawiający nie modyfikuje treści zapytania ofertowego, ponieważ w załączniku nr 2, pod tabelą zamieszczono informację wskazującą, że podane ilości przesyłek mają charakter szacunkowy.

 

ad • Tak. Celem zachowania zasady konkurencyjności Zamawiający  na świadczenie usług pocztowych ogłosił jawne postępowanie – zgodnie z wewnętrznym regulaminem udzielania zamówień publicznych do 30 tyś. euro, opublikował treść zapytania na swojej stronie BIP oraz przesłał stosowne zaproszenie do złożenia oferty do trzech Wykonawców.

ad • Zamawiający informuje, że przesyłki terminowe stanowią u niego ok. 50% wolumenu. Wobec powyższego Zamawiający uznaje za bezpodstawne wydzielanie tej części przesyłek z całości zamówienia.

 

7 Zapytanie: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował położonym w odległości nie większej jak 5 km od Siedziby Zamawiającego placówką pocztową czynną co najmniej w godzina 8.00-17.00. Czy Zamawiający dopuszcza, aby ww. placówka była czynna w godzinach 9.00-17.00?

Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza aby placówka była czynna w godzinach 9.00-17.00

8 Zapytanie: Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z prośbą o informację do jakich krajów będą przesyłane przesyłki zagraniczne w zależności od stref, gdzie dana przesyłka ma być nadana (kraje UE, kraje europejskie poza UE, inne kontynenty-jakie?). Pozwoli to na właściwe skalkulowanie formularza cenowego do nin. przetargu.

Odpowiedź: Zamawiający przewiduje, że może pojawić się potrzeba nadania przesyłek do krajów UE.

9 Zapytanie: Wykonawca na podstawie oznaczenia kodu nadawczego umieszczonego na przesyłce rozpoznaje ją jako przesyłkę rejestrowaną (poleconą) i w odpowiedni sposób procesuje. Poza tym oznaczenie przesyłki kodem nadawczym będzie również wymagało przeniesienia numerów nadawczych z przesyłki na książkę nadawczą. Kod nadawczy ma kilka odklejanych części, które należy przekleić na książkę nadawczą. Na tej podstawie Zamawiający we właściwy sposób oznaczy konkretne przesyłki konkretnym numerem nadawczym. Ma to szczególne znaczenie w przypadku wysyłania więcej niż
1 przesyłki do konkretnego adresata w 1 dniu. W takiej sytuacji może dojść/dochodzi do omyłki w oznaczeniu przesyłek w książce nadawczej. Najlepiej w rodzaju wysyłanych przesyłek zorientowany jest bowiem pracownik Zamawiającego a nie listonosz.

Zatem:

Czy Zamawiający w ramach oznaczania przesyłek rejestrowanych będzie nanosił odpowiednie kody kreskowe dostarczone przez Wykonawcę?

Odpowiedź: Zamawiający nie przewiduje dokonywania wymienionych czynności.

10 Zapytanie: Wykonawca wnosi o udostępnienie formularza rzeczowo-cenowego w wersji xlsx i przesłanie go na adres akomosa@inpost.pl lub dws@inpost.pl.

Odpowiedź: Zamawiający udostępni formularz rzeczowo – cenowy w wersji .xlsx i prześle go na wskazane adresy e-mail.

 

 

Jednocześnie Zamawiający informuje, że wydłuża termin składania ofert do dnia 27.04.2015r. do godziny 10.

 

 

 

 

Agnieszka Gorczyca

             -/-

    Dyrektor PCPR